外国人雇用を考えた時、就業規則の扱いをどうすべきか不安に思う方は多いと思います。
就業規則については、労働基準法で周知義務や周知方法について定められています。被雇用者が外国人であっても日本で働く以上、日本の労働基準法が適用されるため、その点は心配ありません。
しかし、就業規則は従業員が内容を認識・理解する必要があるため、外国人の従業員に対しては、日本人と同様の周知では足りない場合があります。
１、言葉の違いと文化の違い
例えば、
●日本語がよくわからない
●文化的・宗教的な違いにより就業規則の内容が理解してもらえない
外国人従業員の場合、特に周知が問題になります。日本語を話すことができても読むためには漢字・ひらがな・カタカナを理解する必要がありますが、外国人にとってはハードルが高く、母国語などによる理解できる就業規則の必要性は高いと言わざるを得ません。
特に文化的な背景の異なる外国人従業員従業員の場合、本人が書面を読んだだけでは正しく理解できないことも想定されます。
したがって、容易に閲覧できるようにしただけでは就業規則の内容が十分に浸透しないので、既に就業規則がある企業であれば、外国人も理解できる言語に翻訳して配布して周知する方法が最も望ましいといえます。
もっとも、翻訳の作業が大変だという企業は、まずは労働条件の重要箇所と最低限の順守していただきたい社内ルール、違反した場合の懲戒に関する規定を抜粋して翻訳し、外国人社員に周知するのがよいでしょう。外国人従業員に就業規則の内容を理解してもらうためには、就業規則を閲覧できるようにするだけでなく、時間をとって教育することも必要も効果的です。
以上のとおり、就業規則は周知の徹底が必要であり、就業規則の周知が不十分な場合、労働問題による争いが生じた場合、不利に働く可能性がありますので注意が必要です。
就業規則の内容に関しては、日本人と外国人で別段の規定があることはありません。
就業規則は会社で働く上でのルールですので、日本人・外国人問わず、遵守すべきものです。
しかし、外国人は育ってきた文化が違うため、日本のルールに馴染まないこともあります。外国人雇用をする際は、その背景を理解し、定期的に面談や研修を行うなど、継続的な周知をすべきでしょう。
日本では、常識と思ってやっていることが外国人には常識ではないこともあります。そういうときは、はっきりと口頭にて伝え、必要があれば書面上でルール化すべきです。最終的には、明確なルール化が組織を強くするのであり、これは日本人にもあてはまることです。
また、外国人を雇用する場合、個別の技術分野の専門知識・技術を有することが労働契約を締結する前提となるため、これまでの日本人を対象とした画一的な基準の就業規則が適当ではない場合が生じてきますので、就業規則も個別の技術分野に対応できる規定内容に変更する必要があります。
２、絶対的必要記載事項・相対的必要記載事項・任意的記載事項の各注意点
就業規則の内容には絶対的必要記載事項・相対的必要記載事項・任意的記載事項という３種類があります。
（１）絶対的必要記載事項
絶対的必要記載事項の中で、外国人従業員（日本人従業員でも重要ですが）を雇用する企業にとって重要なのが「賃金」と「解雇」に関する規定です。
たとえば、賃金の場合、日本人従業員と同等の賃金を支払わないといけません。
また、都道府県ごとの最低賃金制度は、外国人従業員にも適用されます。
解雇に関するルールも、日本と文化の違う外国人が合理的と理解できるようにする必要性が高く重要な規定といえます。
（２）相対的必要記載事項
相対的必要記載事項というのは、退職金制度、表彰や制裁の規定など、企業として一定の制度を用意した場合には記載が必要な事項です。
特に制裁の規定を置く場合は、解雇のルールと同様、日本と文化の違う外国人が合理的と理解できるようにする必要性が高く重要な規定といえますので、理解しやすいようにしなければなりません。
（３）任意的記載事項
任意的記載事項というのは、企業が自由に記載できる事項です。
どのような内容を記載するにしても、文化や価値観が異なる外国人従業員が合理的と思う事項にする必要があり、間違っても差別的と受け取られるような事項は避けるべきでしょう。
就業規則というのは、企業と従業員の間でトラブルを未然に防止するために必要不可欠な規定です。
したがって、日本語に精通していない外国人にも理解できる言語で就業規則を作成し、特に文化的な背景の異なる外国人従業員従業員でも納得できる合理的な就業規則を作成し、十分に理解してもらうことが必要不可欠です。
外国人雇用に関する就業規則の作成・運用にお悩みの方は、外国人雇用に精通した弁護士にご相談ください。
【参考文献】
外国人の雇用に関するトラブル予防Q&A
外国人雇用の実務 第2版
